Monta Caixa
Introdução
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A ferramenta Monta Caixa Pagamentos/Recebimentos foi desenvolvida para simplificar e otimizar o controle de contas a pagar e a receber, oferecendo uma visão clara e organizada das obrigações financeiras da empresa.
Com ela é possível classificar o tipo de pagamento ou recebimento que será realizado, selecionando o banco ou caixa adequado para realizar a transação e estabelecer a forma de pagamento desejada, garantindo flexibilidade e controle dos saldos.
O principal objetivo da ferramenta é assegurar que não haja atrasos nos pagamentos ou recebimentos no dia a dia da empresa, prevenindo problemas de fluxo de caixa.
Para acessar a ferramenta, no Menu do Módulo Financeiro do sistema, abra o ícone Montar Caixa:
1 - Filial: Insira a filial que deseja visualizar as contas lançadas.
3 - Período: Este campo servirá para agrupar em uma mesma data os feriados e finais de semana com o dia útil que serão realizados os pagamentos. Por exemplo, inserindo um período que vá de sábado até a segunda-feira, dia útil que ocorrerá o pagamento de faturas com vencimento no final de semana.
Para dias úteis, você pode inserir a mesma data nos dois campos do Período.
4 - Data: Insira a data do dia útil que irá criar o Caixa.
6 - Tipo de Pagamento: Caso o Caixa já tenha sido criado, você poderá selecionar uma das opções cadastradas referentes aos pagamentos, para visualizar os Títulos já classificados anteriormente.
Após criar o Caixa para o dia útil desejado, será possível visualizar todos lançamentos realizados com Vencimento neste dia (ou com vencimento em dias não úteis agrupados a essa data no Caixa).
Esses lançamentos se referem a Títulos gerados no Módulo Financeiro através do lançamento de Notas Fiscais de Entrada, Notas de Saída e Faturamentos, lançados nos Módulos Compras e Negócios e também através de Títulos gerados diretamente no Módulo Financeiro.
Cada lançamento será representado em uma linha na tabela da ferramenta Monta Caixa Pagamentos/Recebimentos, apresentando diversas informações, como Razão, Emissão, Vencimento, Valor de Entrada ou Saída, entre outros.
Para classificar os lançamentos, você deverá ter cadastrados os Tipos de Pagamento que irá utilizar. Para realizar esse cadastro, verifique o manual abaixo e depois poderá retornar para essa etapa.
Ao selecionar o Tipo, a tabela será atualizada, apresentando apenas os lançamentos para o Tipo de Pagamento selecionado e apresentando apenas os Títulos classificados para o mesmo.
Caso necessário, solicite ao responsável pela criação do Pedido de Compra ou da Nota Fiscal de Entrada para estar verificando o lançamento, evitando atraso nos pagamentos.
Na tabela você poderá visualizar a data de Emissão e Vencimento, assim como a data de Pagamento e o código do Caixa ou Banco a qual foi realizado.
Após o pagamento poderá ser realizada a baixa desses Títulos e então esses campos serão atualizados automaticamente.
Ainda na ferramenta Monta Caixa/Pagamentos temos as seguintes opções de filtros:
7 - Total Aguardando: Irá apresentar a soma de valores dos Títulos que ainda não foram agrupados em nenhum Tipo de Pagamento.
9 - ID Caixa: Irá apresentar o código do Caixa gerado no sistema.
Nos ícones à direita também temos diversas funções que podem ser aplicadas no Monta Caixa Pagamentos/Recebimentos:
Caso uma baixa tenha sido realizada incorretamente, é possível cancelar a mesma na ferramenta Extrato Caixa/Banco. Caso necessário, confira seu manual:
Obs.: Os lançamentos vinculados a um DDA (Débito Direto Autorizado), serão baixados automaticamente no sistema, após as etapas de remessa e retorno. Caso necessário, confira o manual desse processo:
Dessa forma, e possível evitar pagamentos em atraso, realizando a gestão dos lançamentos por parte das equipes responsáveis, que deverão lançar antes do período de fechamento do Caixa.
ATENÇÃO! Apenas usuários Master devem ter acesso a Fechar e Abrir o Caixa.
Ainda será possível utilizar o botão direito do mouse sobre a ferramenta Monta Caixa Pagamentos/Recebimentos para habilitar novas funções:
1 - Exportar Excel: Irá salvar a tabela em documento .csv ou excel.
2 - Ver Agrupamento: Ao realizar agrupamentos pela função Agrupar Títulos Selecionados, você poderá visualizá-los de forma de forma independente através dessa função.
3 - Agrupar Títulos Selecionados: Servirá para agrupar Títulos, desde que sejam lançados para um mesmo CNPJ e com a mesma data de vencimento. Caso necessário, confira o manual detalhado dessa funcionalidade.
4 - Observação: Permite inserir observações nos Títulos, que podem ser visualizadas por usuários com acesso na ferramenta.
5 - Alterar Datas: Servirá para alterar datas de Vencimento, Caixa ou ambos nos Títulos. Caso necessário, confira o manual detalhado dessa funcionalidade.
6 - Cancelar Vínculo DDA: Para os casos de Títulos vinculados a uma remessa DDA, é possível cancelar este vínculo criado. Caso necessário, confira o manual detalhado dessa funcionalidade.
Após verificar todas as funcionalidades da aba Lançamentos da ferramenta, você poderá verificar um relatório das operações realizadas na aba Resumo:
2 - Consolidar Filiais: Marque esta flag para visualizar todas as filiais na ferramenta.
5 - Entradas e Saídas: Selecione as opções na seta selecionar se deseja visualizar no Caixa apenas os valores de Entrada, ou seja, contas à receber, ou apenas valores de Saída, ou seja contas a pagar, ou então visualizar todos.
Caso o Caixa ainda não tenha sido criado no sistema, será necessário criá-lo antes de ser possível organizar as contas. Após inserir as informações dos campos acima, clique no ícone Cria Caixa para criá-lo.
Caso o Caixa já tenha sido criado anteriormente e você deseja utilizá-lo para organizar as contas, insira os filtros dos campos acima e clique em Executar .
Obs.: Na tabela, ao identificar Títulos com o seguinte ícone na coluna Código, significa que ainda não foi finalizado seu lançamento no sistema. Ele representa um Pedido de Compra, onde já se foi informada a data de Vencimento, porém, ainda é necessário lançar a Nota Fiscal de Entrada para se poder classificar o pagamento no Monta Caixa Pagamentos/Recebimentos.
Após criar os Tipos, selecione na flag os Títulos que deseja classificar e selecione no campo Tipo de Pagamento o desejado, clicando sobre o mesmo e então clique em Agrupar .
Para voltar a visualizar todos os Títulos, clique no ícone Folha em Branco localizado entre os campos Tipos de Pagamento e Agrupar.
Cores: Selecione essa opção para visualizar as cores inseridas para cada Tipo de Pagamento selecionado para os Títulos. Ao desmarcar a tabela ficará sem cores nas linhas.
Pagos: Selecione para visualizar os tanto os Títulos baixados, quanto os não baixados. Ao desmarcar serão apresentados apenas os não baixados (sem data de pagamento).
Agrupados: Selecione para visualizar tanto os Títulos agrupados, quanto os não agrupados. Ao desmarcar serão apresentados apenas os sem agrupamento.
Mostra Pendente: Selecione para visualizar os Pedidos de Compra com vencimento no dia inserido no Caixa, pendentes de lançamento da Nota Fiscal de Entrada. Ao desmarcar será apenas possível visualizar Títulos já gerados.
Calculadora: Selecione para abrir uma calculadora, que servirá para somar os valores de Títulos específicos. Basta abri-la e clicar sobre uma ou mais linhas da tabela para somar os valores.
Cheques: Selecione para visualizar Títulos referentes a cheques emitidos no sistema.
Transferências: Selecione para visualizar transferências realizadas entre as contas de bancos e/ou caixas da sua empresa, através da ferramenta Transferências. Caso necessário, confira o manual dessa ferramenta:
8 - Total Selecionado: Irá apresentar a soma dos Títulos selecionados nas flags da tabela.
1 - Executar : Atualiza a ferramenta de acordo com os filtros inseridos.
2 - Novo : Apaga os campos inseridos nos filtros para abrir um novo Caixa.
3 - Tipos : Servirá para criar os Tipos de Pagamento para classificar os Títulos, conforme informado anteriormente no manual. Caso necessário, confira seu passo a passo:
4 - Imprimir : Irá gerar um documento .pdf com os lançamentos da tabela.
5 - Cria Caixa : Conforme mencionado anteriormente, irá criar o Caixa a partir do Período inserido nos filtros, desde que já não exista um Caixa criado nesta(s) data(s).
6 - Títulos : Ao clicar em uma linha da tabela, que ficará marcada com uma seta , você poderá clicar no ícone Título para abri-lo e visualizar suas informações. Caso necessário confira os detalhes que poderá estar realizando com essa função no manual abaixo:
7 - Detalhar : Servirá para inserir observações no Título, para comunicação interna na empresa.
8 - Extra : Servirá para inserir um novo lançamento no Caixa, diretamente pela ferramenta, sem a criação de um Título. Caso necessário, confira seu passo a passo:
9 - Encerrar :
10 - Cheques : Abrirá a ferramenta Emissão de Cheques, para que possam ser inseridos no Monta Caixa. Caso necessário, confira seu manual:
11 - Baixar : Servirá para liquidar os lançamentos no sistema, considerando que os pagamentos ou recebimentos foram efetivados. Desta maneira, ao baixa-los no Monta Caixa, estarão bloqueados para alterações e será gerada uma Data de Pagamento e informações do Caixa ou Banco. Para baixar, selecione os lançamentos na tabela, marcando-os nas flags e clicando então no ícone Baixar.
12 - Cancelar : Irá desmarcar as flags selecionadas da tabela.
13 - Fechar : Servirá para bloquear o Caixa, impedindo que sejam realizados outros lançamentos de Títulos no sistema nesse Período.
14 - Abrir : Irá abrir o Caixa, caso necessário.
Pesquisar : Irá abrir uma pesquisa de Caixas já criados, que podem ser selecionados para serem abertos na tela.
15 - Sair : Irá fechar a ferramenta.
