Acerto de Viagens/Reembolso

Lançamentos

O programa Acerto de Viagens/Reembolsos permite o controle eficiente de adiantamentos concedidos a colaboradores para viagens corporativas. Nele, é possível registrar o motivo do adiantamento, definir prazos para entrega da prestação de contas e programar a data de desconto automático do valor. Após a viagem, o sistema também possibilita o registro de reembolsos, caso o colaborador tenha tido despesas adicionais, garantindo transparência, controle financeiro e conformidade com as políticas da empresa.

(Menu de acesso)

Para acessar o programa, abra no Módulo Financeiro o menu Lançamentos > Acerto de Viagens/Reembolso.

(Tela Acerto de Viagens/Reembolso)

Ainda não será possível realizar o lançamento de Acerto de Viagens/Reembolso.

Antes será necessário criar um Título Financeiro relacionado a Adiantamentos. Para isso, abra o programa através do ícone Lança Títulos :

(Tela Cadastro de Títulos)

Caso necessário consulte o manual referente a este programa para realizar o lançamento.

Lança Títulos

Para a Série, você pode utilizar a criada para Adiantamentos de Viagens.

(Tela Cadastro de Séries)

Caso necessário consulte o manual referente a este programa para realizar o lançamento.

Cadastro de Séries

Após criar o Tìtulo, poderá voltar à tela Lançamentos > Acerto de Viagens/Reembolso e preencher os dados da viagem.

(Tela Acerto de Viagens/Reembolso)

1 - Vincular Título: O primeiro passo é vincular o Título criado para o adiantamento. Insira o número do Título ou o localize através do ícone Pesquisa .

2 - Título Acerto: Automaticamente será criado um Título referente ao acerto dos valores adiantados para o colaborador, que será fechado após o Acerto de Viagens/Reembolso ser encerrado.

3 - ID: Será criado automaticamente durante o lançamento.

4 - Filial: A filial será importada do Título vinculado ao Acerto. Mas caso necessário você pode alterar inserindo o código de outra filial, ou buscando pelo ícone Pesquisa .

5 - Favorecido: Também será importado a partir do Título vinculado. É possível mudar o favorecido, porém ficará registrado no sistema este outro colaborador para o reembolso.

Obs.: Para cadastrar colaboradores como Favorecidos, estes deverão ser cadastrados no programa Cadastros Gerais do Menu Principal do sistema. Caso necessário confira o manual deste programa.

Gerais

Para aprovar os Acertos criados, verifique o manual referente a este programa:

Aprova Adiantamento de Viagem

6 - Data: Está data será referente a criação do Título do Adiantamento no sistema.

7 - Aprovador: Selecione o Aprovador do Acerto, conforme parâmetros do programa Usuários do Sistema > Aprovações. Caso necessário verifique esse programa para cadastrar os responsáveis pelas aprovações do Acerto de Viagens/Reembolso.

8 - Origem/Destino: Insira o local de saída da viagem e o destino.

9 - C.Custo: Insira o Centro de Custo do lançamento. Caso necessário localize os cadastrados através do ícone Pesquisa

10 - Saída: Insira a data de saída da viagem.

11 - Retorno: Insira a data do retorno.

12 - Data Acerto: Insira a data que será realizado o Acerto (reembolso ao colaborador).

13 - Observações: Caso necessário insira observações.

14 - Resumo Despesas: Será apresentada uma tabela com as despesas lançadas durante a viagem, categorizadas pelo Tipo de despesa.

15 - Saldo: Através dos lançamentos das Despesas o sistema irá calcular, a partir do valor do Adiantamento, se o Colaborador deverá retornar parte do valor adiantado para a empresa (caso não tenha gasto o mesmo integralmente).

Ou então, caso o Colaborador tenha ultrapassado o valor do Adiantamento, ficará a critério da empresa reembolsá-lo ou considerar os custos ultrapassados como gastos pessoais.

(Recorte da tela do Acerto de Viagens/Reembolso)

O sistema irá apresentar se a empresa deverá ser reembolsada de valores não consumidos na viagem.

(Tela Acerto de Viagens/Reembolso)

16 - Despesas: Para inserir as despesas, na área inferior do programa clique no ícone Adicionar para abrir a tela Lança Despesas Adiantamento.

16.1 - Tipo Despesa: Selecione na seta um dos tipos. Para cadastrar um novo clique no ícone Mais e preenche o campo "Digite o nome".

16.2 - Fornecedor: Descreva o fornecedor relacionado ao custo.

16.3 - Nr. Documento: Caso tenha recebido uma NF ou Cupom do fornecedor, insira o número informado neste campo.

16.4 - Data: Insira a data que foi realizada a despesa.

16.5 - Valor Reembolsar: Insira o valor gasto.

Obs.: Em alguns casos, despesas relacionadas às viagens podem ser emitidas com uma Nota Fiscal pelo Fornecedor. Nestes casos, as NFs deverão ser lançadas no Módulo Compras e Suprimentos.

Porém, estas poderão ser lançadas com a marcação da flag Efeito Fiscal e deste modo não será gerado automaticamente um Título financeiro desta NF. Isto deverá ser realizado para estes casos onde através do programa Acerto de Viagens/Reembolso já está descrito qual a despesa no próprio programa.

Caso necessário, consulte o manual referente a este tipo de lançamento para continuar.

Nota Fiscal de Entrada (Efeito Fiscal)

Após preencher os campos clique em Gravar para salvar e Sair para fechar.

A Despesa será adicionada à tabela inferior do programa.

Caso necessário excluir um lançamento, clique sobre o mesmo, que ficará marcado com uma seta e clique em Excluir .

17 - Usuário Criados: Será apresentado o usuário que realizou o lançamento no sistema.

Após preencher os campos, clique em Gravar para salvar.

Para criar outro Acerto, clique em Novo .

Para gerar um arquivo PDF com os lançamentos, clique em Imprimir .

Para bloquear o Acerto, impedindo alterações e novos lançamentos, efetivando seus dados, clique no ícone Fechar .

Para buscar Acertos, abertos ou já encerrados, clique em Pesquisar .

Para excluir um Acerto, abra o mesmo no programa e clique em Excluir .

Para considerar como finalizado este lançamento, clique em Encerrar .

Para fechar o programa clique em Sair .

Este programa possui uma videoaula para apresentar seu processo de maneira prática:

(Videoaula Acerto de Viagens/Reembolso)