Aprova Solicitação
Introdução
Last updated
Introdução
Last updated
Após a criação de Solicitações de Materiais e Serviços no sistema, dependendo das configurações realizadas para sua empresa, pode ser necessária a sua Aprovação antes de ser possível realizar a Cotação e o Pedido de Compra. Desta maneira pode-se filtrar quais são os produtos e serviços que realmente se fazem necessários cotar com fornecedores ou verificar sua quantidade em estoque, no caso de itens solicitados.
Lembrando que fica a critério da empresa inserir Aprovações nesta etapa do Fluxo de Compras. Durante a etapa do Pedido de Compra, também há a necessidade de aprovações, após já terem sido verificados os custos necessários na Cotação.
ATENÇÃO! Apenas usuários Master devem ter acesso a esta ferramenta Aprova Solicitação.
As Solicitações com aprovações pendentes ficarão aparecendo para o Aprovador em seu Menu Principal do sistema e ao entrar no Módulo Compras e Suprimentos.
Para acessar a ferramenta, no Menu do Módulo Compras e Suprimentos do sistema, abra o ícone Aprova Solicitação:
Será aberta a ferramenta Procedimento de Compras, onde a primeira aba se refere a Aprovação. Nesta o seguinte processo pode ser realizado:
1 - Filial: Insira a filial, para filtrar apenas Solicitações lançadas nesta desejada.
2 - Usuário: Também é possível filtrar Solicitações criadas por usuário, digitando seu código do Satom neste campo.
3 - Nr. Solicitação: Para filtrar uma Solicitação específica, digite seu código neste campo.
4 - Período: Para filtrar Solicitações criadas em determinado período, insira a Data Inicial e Data Final que deseja filtrar.
5 - Nr. O.S.: Também é possível filtrar Solicitações geradas a partir de Ordens de Serviço, do Módulo Frotas e Equipamentos, inserindo seu código neste campo. Caso necessário, consulte o manual da ferramenta.
6 - Equipamento: Ao filtrar Solicitações geradas a partir de uma Ordem de Serviço, ao inseri-la no campo anterior, será apresentado automaticamente o Código do Equipamento, importado do Módulo Frotas e Equipamentos.
Caso não seja inserido nenhum campo dos indicados acima, irão aparecer todas as Solicitações com Aprovações pendentes para este Aprovador.
6 - Qtde de Itens Sem Código: Indica se há itens (produtos ou serviços) inseridos nas Solicitações selecionadas, que não estão cadastrados no sistema, no Cadastro de Produtos e Serviços. Estes poderão ser aprovados nesta etapa, mas na etapa do Pedido de Compra, deverão estar cadastrados para seguir o Fluxo de Compras.
7 - Qtde Total de Itens: A partir das Solicitações selecionadas, apresenta o total de itens presentes nas mesmas.
8 - Valor Total Selecionado: A partir das Solicitações selecionadas, apresenta o valor total inserido.
Obs.: É possível que as Solicitações tenham sido geradas sem valores, para que estes sejam cotados na etapa de Cotação e Pedido de Compra. Mas caso o usuário já tenha inserido uma estimativa do valor do item na Solicitação, irá aparecer neste campo da Aprovação.
9 - Valor Total: Apresenta o valor total de Solicitações pendentes, de acordo com os filtros inseridos.
Após essa etapa poderá ser realizado o Atendimento da Solicitação ou a Cotação, dependendo das escolhas inseridas pelos usuários até a etapa atual.
Este programa possui uma videoaula para apresentar seu processo de maneira prática:
Para aplicar os filtros, após preencher os campos você deverá clicar em Atualizar para alterar a tabela de exibição. Para retirar os filtros, clique em Limpar Filtro e para fechar esta tela poderá clicar em Sair . Também é possível gerar um documento .pdf para impressão da tabela com as pendências, clicando em Imprimir .
Na parte inferior da ferramenta, são apresentados detalhes dos produtos ou serviços solicitados, ao se clicar nas flags selecionando-os na tabela. Onde:
Em seguida, após selecionar as Solicitações desejadas nas flags poderá utilizar o ícone Aprovar para permitir que sigam o processo. Caso na etapa de Solicitação tenham sido enviadas para Compra, irão aparecer para Cotação e caso tenham sido enviadas para Atendimento, irão aparecer para o responsável verificar se serão utilizados itens do Estoque ou se será necessário enviar para Compra, de acordo com o Fluxo de Compra apresentado.
Também é possível que o Aprovador envie todas os itens das Solicitações diretamente para Compra, neste casos selecionando as desejadas nas flags e clicando em Comprar .
Em caso de recusas, o Aprovador deverá selecionar as Solicitações nas flags e clicar em Comentar para que retornem ao criador da Solicitação, para que este realize ajustes de acordo com comentário adicionado ou então clicar em Rejeitar para cancelar a Solicitação.
O ícone Abrir Solicitação servirá para visualizar com detalhes a Solicitação enviada para aprovação.
O ícone Novo irá zerar os filtros de pesquisa.
E o ícone Fotos servirá para visualizar as imagens anexadas nos produtos e serviços, na ferramenta Cadastro de Produtos/Serviços > Imagens.
