Cotação
Introdução
As Cotações servem para o setor de Compras da sua empresa avaliar produtos e serviços requisitados internamente, a partir de Solicitações criadas e realizar um comparativo de preços e condições de entrega entre diferentes fornecedores, para assim definir a melhor opção de compra.
Após o processo de Cotação poderá ser realizado o Pedido de Compra e em seguida a sua efetivação.
Para acessar a ferramenta, no Menu do Módulo Compras e Suprimentos do sistema, abra o ícone Compras:
1 - Filial: Insira a filial para filtrar apenas Solicitações criadas nesta mesma unidade.
2 - Usuário: Caso queira filtrar apenas Solicitações criadas por determinado usuário, insira seu código do sistema neste campo.
Obs.: Pode ser que você só possa visualizar Solicitações criadas por você mesmo. Neste caso, este campo estará preenchido com seu código e não poderá ser alterado. Isto depende do que foi configurado na ferramenta Controle de Acessos do sistema.
3 - Período: Insira um período caso queira filtrar apenas lançamentos realizados entre as datas selecionadas.
4 - Nr. O.S.: Caso queira filtrar Solicitações do Tipo Veículos/Equipamentos, você pode inserir o número da O.S criada no Módulo Frotas e Equipamentos.
5 - Nr. Solicitação: Também é possível filtrar uma Solicitação específica, digitando seu código neste campo.
6 - Equipamento: Caso queira filtrar Solicitações do Tipo Veículos/Equipamentos, você pode inserir o também o Nr. do Equipamento, de acordo com o Cadastro de Veículos e Equipamentos, do Módulo Frotas e Equipamentos.
7 - Criar Nova Cotação: Após selecionar os itens que deseja cotar, clique neste ícone para enviá-los para a aba Cotação.
8 - Cód. Item: Servirá para alterar o código do item, caso necessário. Está atrelada à ferramenta Cadastro de Produtos/Serviços, servindo como um atalho para esta alteração.
10 - Abrir Sol.: Caso queira visualizar a Solicitação criada para um dos itens, selecione a linha deseja e clique no ícone para abri-la na tela.
11 - Almox.: Caso você identifique que o item enviado para compra tem estoque na sua empresa, você pode envia-lo para que o Almoxarifado esteja realizando a entrega e baixa no sistema, através da ferramenta Atende Solicitação.
Atende Solicitação13 - Já Cadastrado: Selecione essa opção para pesquisar um Fornecedor já cadastrado no sistema, pela ferramenta Cadastros Gerais, do Menu Principal. Você poderá utilizar filtros de pesquisa para localizar este Fornecedor no sistema.
14 - Novo: Selecione essa opção para utilizar um fornecedor ainda não cadastrado no sistema. Neste caso basta digitar o nome desejado do fornecedor para iniciar a Cotação.
Obs.: A Cotação e Pedido de Compra poderão ser realizados sem os Fornecedores estarem cadastrados, porém para realizar o Lançamento da NFe, etapa final do Fluxo de Compra, será necessário cadastrá-los no sistema.
15 - Cancelar Operação: Caso queira cancelar esta etapa para conferir novamente os itens, basta clicar neste ícone.
Após selecionar um Fornecedor existente ou indicar um Novo, os itens selecionados anteriormente serão agrupados na aba Cotação:
Selecione a Cotação criada através dos itens selecionados anteriormente, onde é possível visualizar através da data de Emissão e Usuário. Ao clicar em uma das Cotações disponíveis também é possível verificar através dos Itens inseridos e do Fornecedor selecionado.
Ao clicar com botão direito do mouse na área das Cotações, é possível selecionar as seguintes opções: Minhas em Aberto, Minhas Encerradas, Todas em Aberto, Todas Encerradas e Exportar Excel.
Obs.: A possibilidade de visualização das Cotações irá depender do nível de acesso do usuário, de acordo com o determinado na ferramenta Controle de Acessos, do Menu Principal.
A Cotação irá inicialmente conter na sua primeira metade, o nome do Fornecedor selecionado, apresentando as colunas Valor Total, Valor Pedido, Frete, Desconto, ente outras.
Na segunda metade serão apresentados os Itens inseridos na Cotação, com suas Quantidades, Valores Unitários, Valor Total por Item, Fornecedor, entre outras opções.
Utilizando o botão direito do mouse sobre as duas partes da ferramenta, diversas funções ficam disponíveis para se configurar a Cotação. Iremos apresentar como inserir e alterar esses campos abaixo:
Cotação
1 - Incluir Fornecedor: Selecione para incluir um novo Fornecedor. Da mesma maneira apresentada anteriormente, será necessário escolher entre um Fornecedor cadastrado ou um Novo.
2 - Alterar Nome Fornecedor: Caso necessário, poderá clicar sobre um fornecedor com o botão direito do mouse e alterar seu nome, desde que seja um Fornecedor Novo, ainda não cadastrado.
3 - Prazo Pagamento: Clique com o botão direito sobre a linha de um Fornecedor e selecione essa opção para inserir as condições de pagamento, isto após ter consultado o mesmo. As opções de prazo devem ser previamente cadastradas na ferramenta Cadastro de Prazos. Caso necessário consulte o manual referente a mesma.
Prazos4 - Alterar e-mail: Fornecedores já cadastrados possuem um e-mail vinculado, através da ferramenta Cadastros Gerais. Através da Cotação é possível alterar este e-mail, para envio de uma Cotação para este novo e-mail configurado.
5 - Contatos do Fornecedor: Da mesma maneira que o e-mail, os contatos do Fornecedor estão registrados no Cadastros Gerais, mas é possível alterá-los nesta Cotação.
6 - Ver Todos Fornecedores: Abre uma pesquisa de Fornecedores cadastrados no sistema.
7 - Marcar todos Itens para este Fornecedor: Após inserir todas as opções disponíveis nesta ferramenta e verificar qual é a melhor opção de compra, você poderá utilizar essa função para selecionar todos os itens vinculados a este Fornecedor, para criar o Pedido de Compra.
8 - Enviar Cotação On-line: Envia para o e-mail estabelecido a cotação para que o Fornecedor preencha valores, prazos e condições e na sequência seja possível inserir estas informações no sistema. Você deverá enviar com este comando antes de inserir os campos, para que a Cotação vá em branco.
9 - Imprimir: É possível gerar um arquivo .pdf com os dados da Cotação. Será neste formato que o Fornecedor receberá a Cotação ao receber via Cotação On-line.
10 - Exportar Excel: Também é possível gerar um arquivo .csv da Cotação.
11 - Destaque na Cotação: Ao clicar com o botão direito sobre um Fornecedor e selecionar essa opção, os Itens relacionados ao mesmo serão marcados, colorindo o texto na parte inferior da ferramenta.
12 - Excluir Fornecedor da Cotação: Selecione caso deseje excluir um Fornecedor e seus Itens relacionados.
Movimento de Dados
1 - Menor Preço: Selecione para o sistema automaticamente identificar os Itens com valores mais baixos em relação aos Fornecedores inseridos e marcar as flags para facilitar a criação do Pedido de Compras.
2 - Imprimir: Selecione para gerar um documento .pdf com a relação dos Itens da Cotação.
3 - Abrir Solicitação: Selecione um dos Itens da tabela e selecione essa opção para abrir a Solicitação criada anteriormente a Cotação.
4 - Atualizar Itens Alterados na Solicitação: Caso sejam realizadas alterações na Solicitação, é possível atualizar a Cotação sem ser necessário começar todo o processo. Para isso selecione essa opção para atualizar a ferramenta.
5 - Importa Valores da Solicitação: Caso a Solicitação já tenha sido criada com os valores dos Itens é possível importar os mesmos para a Cotação. Desta maneira pode-se agilizar o processo de criação do Pedido de Compra e Lançamento da NFe.
6 - Fornecedores: Selecione um Item da tabele e clique nessa opção para visualizar o Fornecedor vinculado a mesma. Caso tenha utilizado um Fornecedor Novo, essa opção não irá trazer dados. Neste caso sendo necessário primeiramente cadastrar o Fornecedor e vincular o mesmo à Cotação.
7 - Excluir Item da Cotação: Para excluir um item, você pode selecionar a linha na tabela e clicar nesta opção. O Item excluído então ficará pendente na Solicitação.
1 - Valor UN: Insira o valor do item.
2 - Valor Total: Este campo será preenchido automaticamente de acordo com os dados do campo Quantidade e Valor Unitário.
Obs.: Também é possível preencher diretamente o Valor Total e neste caso o Valor Unitário será preenchido automaticamente.
3 - Cod. Fornec.: Caso necessário, você pode inserir um código de acordo com o sistema do seu Fornecedor.
Análise de Cotação em Colunas
Esta aba servirá para avaliar dentre os Fornecedores inseridos na Cotação, qual a opção mais vantajosa para você. Nela será apresentada uma tabela, onde os Fornecedores serão divididos em diferentes colunas e os Itens em diferentes linhas.
Obs.: Não será possível criar um Pedido de Compra com diferentes Fornecedores.
Em seguida, deverá utilizar as funções à direita da ferramenta:
1 - Parar Edição: É possível para a edição da cotação para ser realizada em outro momento clicando neste ícone. Também é possível alterar o Nome da Cotação, no campo ao lado do Nr. descrito, para ficar mais fácil identificá-la em outra ocasião.
2 - Inserir Itens: Também é possível inserir novos itens na Cotação, utilizando esse ícone. Estes serão vinculados à Solicitação de Compra.
4 - Excluir Cotação: Para excluir toda a cotação poderá estar utilizando esse ícone. As Solicitações ainda estarão no sistema.
Este programa possui uma videoaula para apresentar seu processo de maneira prática:
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