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A aba Anexos do Cadastro de Funcionários servirá para anexar e organizar documentos dos funcionários de forma personalizada. É possível configurar padrões e regras para a obrigatoriedade de documentos, como contratos de trabalho, advertências e atestados, de acordo com as necessidades específicas de cada área. Além disso, a ferramenta permite associar documentos a funções específicas, como no caso de motoristas, que podem ter como exigência documentos relacionados à habilitação ou cursos especializados, assim garantindo um controle eficiente e conforme as exigências legais e operacionais.
Documentações Pastas
Para criar uma documentação referente a Admissão do funcionário selecionado, você primeiramente deve clicar no ícone Adicionar e então digitar a descrição Admissão:
A pasta Admissão irá importar os itens conforme cadastrado no programa Configurações RH. Estes poderão então ser anexados na área Itens da Pasta Selecionada.
Obs.: Para que as configurações sejam realizadas de forma correta entre os programas, é necessário que o Nome da Pasta > Admissão seja escrito no formato apresentado neste manual.
Para configurar os Itens necessário da pasta Admissão, confira o manual Configurações RH:
Após inserir a pasta Admissão, você também poderá adicionar demais pastas conforme necessidade, como por exemplo Advertências, Atestado e Demissão.
Itens da Pasta Selecionada
No exemplo acima foi selecionada a Documentações Pastas > Admissão. Neste caso na área Itens da Pasta Seleciona são apresentados os itens configurados previamente no programa Configurações RH, conforme mencionado anteriormente.
Obs.: Não será possível alterar os itens configurados na pasta Admissão através do programa Configurações RH. Onde ao atualizar o programa em caso de alteração, o formato voltará a ser o predeterminado. Este bloqueio ocorre para que os documentos obrigatórios estabelecidos sejam cumpridos para a contratação, garantindo o lançamentos destas informações no sistema.
Na tabela do sistema, para cada item temos as seguintes opções:
Obs.: Sua máquina deverá ter acesso ao servidor da sua empresa para ser possível anexar documentos nas pastas através do programa Satom. Caso necessário entre em contato com seu T.I para configurar os acessos.
Caso necessário, confira o manual deste programa e crie os documentos com o Título de acordo com o Item desejado para anexar no Cadastro de Funcionários.
Deste modo será possível otimizar o envio de documentos para o funcionário assinar. Este processo também poderá ser agilizado, se realizado via aplicativo de Assinatura da Satom. Caso necessário consulte o manual deste programa:
Ainda na tela do programa, na parte inferir há opções para os itens selecionados:
Obs.: Itens obrigatórios não terão essa opção Não se aplica habilitada.
1 - Programa: Será apresentado automaticamente a fase da contratação, conforme cadastrado no programa Configurações RH, como 1ª Fase ou 2ª Fase.
2 - e-mails: digite o e-mail desejado. Caso necessário mais de um e-mail, digite um ponto e vírgula (";") entre os e-mails.
Para ver demais informações do Cadastro de Funcionários, siga para a próxima aba:
Após gravar no ícone Ok será criada a documentação na tabela do sistema.
Este local do programa irá apresentar os diferentes documentos necessários que estão relacionados à pasta selecionada na área Documentações Pastas, acima apresentada. Ao clicar sobre uma das pastas, que ficará marcada com uma seta serão habilitados os Itens neste local para anexar.
É possível adicionar novos itens necessários (apenas para este funcionário) clicando no ícone Adicionar :
Basta então escrever o item que deseja inserir na pasta e clicar em Ok para gravar.
Caso queira excluir itens da pasta, você poderá selecionar o mesmo na tabela, que ficará marcada com uma seta e clicar em Excluir .
O ícone interrogação indica que o documento ainda não foi anexado no item do cadastro. Após ser inserido e o cadastro gravado, o ícone ficará marcado com um visto .
O ícone pasta possibilita anexar arquivos no programa, clicando sobre o mesmo e selecionando o arquivo na sua máquina e adicionar. Após anexar o ícone ficará marcado com um visto .
O ícone ao ser clicado irá criar um documento no sistema para o Item selecionado, para que este seja assinado pelo funcionário. O documento será importado do programa Cria Documento Padrão, conforme documentos criados para cada etapa da Admissão necessária.
O ícone cadeado representa os itens obrigatórios para ser possível efetivar a contratação. Eles são determinados no programa Configurações RH.
Ao selecionar um item é possível clicar no ícone Não se aplica para determinar que para a contratação do funcionário não é necessário este tipo de documento.
O ícone Validar servirá para validar os documentos anexados em cada item, após sua conferência pelo responsável. Ao validar ele ficará marcado com um visto .
O ícone E-mail servirá para configurar um ou mais e-mails para quem será enviado quando for validado a primeira fase do cadastro de funcionários:
Após preencher os campos clique em Gravar para salvar o cadastro.
Clique em Sair para fechar a tela no programa.
O ícone Pasta Funcionário servirá para abrir na sua máquina a pasta com todos os documentos anexados para melhor verificação.
O ícone Excluir Anexo servirá para deletar o documento anexado.
